מהו אישור ניהול פנקסים ולמה הוא חשוב?
מה זה אישור ניהול פנקסים? מדובר בתעודה אשר מעידה על כך שעסק פועל הלכה למעשה בהתאם להוראות ניהול הפנקסים של רשות המיסים במדינת ישראל.
במילים אחרות, על כל עסק באשר הוא לשמור על רישום מלא ומדויק של כל פעולותיו הכלכליות למען פיקוח ושקיפות אל מול רשויות המס. אישור זה מהווה תנאי לעמידה בדרישות של מס הכנסה וכן לניהול נכון של העסק. בהיעדר אישור ניהול פנקסים, עשוי העסק להיחשף לסנקציות וקנסות, דוגמת פסילת ספרים אשר תגרום להגבלה של פעולות כלכליות, או אפילו לפגיעה במוניטין העסקי.
מבחינת ההיבט המשפטי, אישור זה חשוב מאוד עבור הוכחה של תקינות הדיווח וכן גם ההתנהלות הפיננסית של העסק. בכל הנוגע לעסקים בעלי ניהול לקוי, הרי שהם עלולים להיחשד בעבירות מס, הון שחור או כל פשיעה כלכלית כזו או אחרת.
מי נדרש להוציא אישור ניהול פנקסים?
הוראות ניהול פנקסים מפרטות את הכללים לניהול תקין של ספרי חשבונות, וכן הן גם מכוונות את בעלי העסקים כיצד יש לבצע ניהול של רישום מדויק בהתאם לדין. בעלי עסקים קטנים, תאגידים גדולים, חברות בע"מ ואפילו גופים ציבוריים – כל אלו נדרשים לפעול בהתאם להוראות ניהול פנקסים.
מהן הדרישות הבסיסיות שכל עסק מחויב לעמוד בהן?
- רישום הכנסות בזמן אמת
- רישום הוצאות בזמן אמת
- שמירה של מסמכי הנהלת חשבונות למשך התקופה הנדרשת בהתאם לחוק
- קיום בקרה פנימית אשר מבטיחה שקיפות וניהול כספי תקין
שימו לב, אישור ניהול פנקסים, מבחינת ההיבט המשפטי, חשוב מאוד עבור הוכחה של תקינות הדיווח וכן גם מבחינת התנהלותו הפיננסית של העסק. על העסק לעמוד בדרישות הבסיסיות, שכן, בעלי עסקים בעלי ניהול לקוי, עשויים להיחשד במגוון עבירות, לרבות הון שחור, עבירת מס כזו או אחרת ושלל פשיעות כלכליות.
תהליך הוצאת אישור ניהול פנקסים
תהליך של הוצאת אישור ניהול פנקסים כולל בתוכו בין היתר גם עמידה בדרישות רישום מדויק ומלא וכן גם דיווח מול מס הכנסה. לעיתים יידרש ליווי של עורך דין הלבנת הון מקצועי ומיומן שיוכל לסייע לכם במידת הצורך ככל הנדרש וככל הניתן. הוצאה נכונה של האישור הנ"ל מחייבת בין היתר ניהול קפדני מאוד של כלל הכנסות העסק, הוצאות העסק, רישום קבלות אחיד ומסודר וכן גם הימנעות מרישומים כוזבים.
מהם שלבי התהליך?
קודם כל, בחינה של ניהול הפנקסים. כלומר, עליכם לוודא מבעוד מועד כי כל המסמכים הרלוונטיים אכן קיימים וכן גם מנוהלים בצורה מסודרת ומאורגנת ככל הניתן.
השלב הבא הוא הגשת בקשה לרשות המיסים – במידת הצורך ניתן יהיה להגיש את המסמכים הנדרשים על ידי סיוע של רואה חשבון מוסמך או יועץ מס למשל.
לאחר מכן יש לבצע מעקב והתאמות, כלומר, לאחר קבלה של האישור, יהיה עליהם לוודא שהעסק פועל באופן שוטף וכמובן בהתאם להוראות, על מנת להימנע ככל הניתן מבעיות פוטנציאליות עתידיות.
משמעות של פסילת ספרים לעסקים
פסילת ספרים הינה סנקציה שיכולה להטיל רשות המיסים על עסקים שלא עמדו בהוראות ניהול פנקסים. במקרים מסוג זה, רואה רשות המיסים את העסק כמי שאינו מתנהל באופן תקין, דבר אשר עשוי להוביל לחישוב מיסים שונה, קנסות כבדים ואף בעיות במעמדו המשפטי של העסק. מקרים קיצוניים יותר כמו למשל אי הכרת רישום, עשויה להיחשב הונאה.
לכן חשוב לעמוד בדרישות באופן מלא וכן גם להקפיד בהתאם על ניהול תקין ומסודר.
חשיבות עורך דין וייעוץ משפטי לניהול פיננסי תקין
ליווי וסיוע של עורך דין צווארון לבן עשוי להיות חיוני בלא מעט מקרים בהם עולה חשש כזה או אחר בגין עבירות כלכליות. במסגרת זו, מסייע עורך הדין לגופים ציבוריים ובעלי העסקים לעמוד בדרישות החוק, ובכך למנוע מצב בו ישנו רישום חסר או רישום שאינו מדוייק, שכן יגרור עמו אישומים כלכליים וסנקציות.
שאלות נפוצות בנושא אישור ניהול פנקסים
כיצד מונעים את הסיכון לפסילת ספרים?
על מנת למנוע ככל הניתן את הסיכון לפסילת ספרים, ישנה חשיבות בשמירה על ניהול פיננסי מדויק ככל הניתן וכן גם רצוי לוודא כי כל ההכנסות וההוצאות של העסק נרשמות בצורה מסודרת, באופן מלא ושוטף. מסמכים כמו למשל קבלות או כמו חשבוניות, צריכים להיות מאורגנים היטב באופן התואם את הוראות ניהול הפנקסים. כמו כן, רצוי לבצע בנוסף גם בקרה פנימית באופן קבוע ולהקפיד על התאמה לדרישות של רשות המיסים – מומלץ לבצע זאת בליווי מקצועי של מומחים בתחום.
האם ניתן להגיש את הבקשה לאישור של ניהול הפנקסים בצורה עצמאית?
בהחלט ניתן להגיש באופן עצמאי את הבקשה, אך יחד עם זאת חשוב שתבינו היטב את הדרישות המדויקות של רשות המיסים ואת הקריטריונים עבור ניהול פנקסים. מדובר בתהליך הכולל בתוכו עמידה קפדנית מאוד בהוראות וכן גם הגשת דוחות בצורה מלאה ומסודרת, כך שיתאימו כל הפרטים לנדרש מבחינת החוק. לכן, רצוי ואף מומלץ להסתייע באנשי מקצוע רלוונטים שיוכלו לסייע ולהפחית את הסיכון לטעויות פוטנציאליות לצד מניעה של מצבי פסילת ספרים.
כיצד ניתן לשמור על אישור פנקסים באופן תקין?
על מנת לשמור על האישור בצורה תקינה, חשוב מאוד להקפיד על עדכונים שוטפים ומדויקים ככל הניתן של כלל רישומי העסק, לרבות הכנסות והוצאות, ובהתאם לכך גם לעקוב אחר תקנות ניהול פנקסים אשר רשות המיסים מפרסמת.
